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No dia a dia da área de compras, o follow-up pode parecer uma tarefa rotineira: checar se o fornecedor recebeu o pedido, confirmar se a entrega aconteceu, garantir que a nota fiscal foi emitida corretamente. Mas, quando realizado de forma estruturada e estratégica, o follow-up se transforma em um pilar essencial para a eficiência da cadeia de suprimentos.
Neste artigo, você vai entender o que é follow-up, como ele pode impulsionar o planejamento e a performance da sua operação de compras, os principais desafios enfrentados pelas empresas e, claro, como superá-los. Trouxemos ainda casos reais de clientes da Smarkets, com soluções aplicadas e resultados tangíveis.
Boa leitura!
Como o follow-up contribui para o planejamento de estoque
O planejamento de estoque depende de um ciclo de informação bem amarrado. Quando a entrada de materiais não é atualizada, ou as notas fiscais não são lançadas no sistema, há um efeito dominó: o planejamento é prejudicado, o reabastecimento é mal dimensionado e, muitas vezes, a empresa precisa recorrer a compras emergenciais — com prazos apertados e preços mais altos.
Um follow-up eficiente permite acompanhar todas as etapas do pedido, garantindo que as entregas estejam de fato sendo realizadas e registradas corretamente. Isso dá à área de compras a previsibilidade necessária para tomar decisões com mais segurança e evitar surpresas no abastecimento.
Nesse contexto, um dos maiores obstáculos enfrentados por profissionais de compras é a falta de visibilidade, além de informações desencontradas, sistemas que não conversam entre si e falhas na comunicação com fornecedores. Tudo isso gera ruídos que se transformam em atrasos, retrabalho e riscos financeiros.
Na Smarkets, acompanhamos ao longo dos anos diversos casos em que a ausência de processos estruturados de follow-up impactou diretamente a operação. Muitas vezes, o problema não está na entrega em si, mas na falta de confirmação, na ausência de registros e na desorganização entre as etapas.
Além de garantir que tudo funcione no tempo certo, o follow-up gera dados valiosos. É a partir dele que conseguimos identificar padrões de compra, apontar inconsistências e promover melhorias nos processos.
Já observamos, por exemplo, clientes que compravam o mesmo item repetidamente fora do planejamento, por cinco meses seguidos. O acompanhamento detalhado permitiu alertar a equipe e iniciar um plano de correção, com impacto direto na economia e organização da área de compras.
Vamos entender como isso acontece na prática, a partir de um case real.
Case Smarkets
Uma das nossas clientes, do setor siderúrgico, enfrentava desafios recorrentes na comunicação com fornecedores, o que comprometia diretamente a eficiência operacional.
Os principais problemas incluíam:
- Notas fiscais recebidas fisicamente, mas não registradas no sistema
- Entregas realizadas que não eram localizadas pelos compradores
- Divergência entre as datas registradas e a realidade da operação
Essas falhas afetavam o planejamento de estoque, geravam compras emergenciais e resultavam em penalizações indevidas aos fornecedores.
O cenário inicial
O ponto mais crítico era o recebimento sem registro: mais de 3 mil notas fiscais haviam sido entregues fisicamente, mas não estavam lançadas no sistema. Isso causava desorganização financeira, além de multas e bloqueios que afetavam a cadeia de suprimentos.
Caminhos para a solução
Com a implementação da Torre de Controle da Smarkets, o gargalo foi identificado e um novo fluxo de conferência e lançamento foi estruturado, garantindo que cada etapa do processo fosse registrada com precisão.
Além disso, desenvolvemos uma estratégia de segmentação de fornecedores, com um processo robusto de onboarding e suporte contínuo. Isso permitiu melhorar o alinhamento logístico, reduzir atrasos e eliminar gargalos operacionais.
Resultados após a atuação da Smarkets
- Redução de 60% no tempo gasto com follow-ups manuais
- Aumento na taxa de entregas dentro do prazo
- Maior previsibilidade no planejamento de compras e estoques
- Queda nas compras emergenciais e nos custos operacionais associados
Esse case reforça como a combinação entre tecnologia, processos estruturados e uma camada de serviço especializada pode transformar a gestão de pedidos em um diferencial estratégico para a área de compras.
Tipos de follow-up e o papel da Smarkets na jornada de compras
Na Smarkets, estruturamos uma Torre de Controle de Pedidos que centraliza e automatiza os principais tipos de follow-up:
- Follow-up do Pedido: confirma se o fornecedor recebeu o pedido e compreendeu as condições.
- Follow-up da programação de entrega: verifica se a data de entrega está confirmada e será cumprida.
- Follow-up do recebimento: Garante que a entrega foi de fato realizada e registrada corretamente. Em um caso prático, ajustamos o processo de um cliente cujo fornecedor sempre entregava no prazo, mas aparecia como atrasado no sistema. Com o fluxo corrigido, as penalizações injustas foram eliminadas.
- Follow-up da nota fiscal: confirma se a nota fiscal foi emitida corretamente e registrada no sistema, assegurando que o pagamento aconteça sem falhas. Em um caso emblemático, ajudamos a reduzir um débito com fornecedores de R$ 50 milhões para R$ 7 milhões por meio da reestruturação do processo e alocação de um especialista dedicado.
O follow-up como diferencial estratégico
Como vimos ao longo deste artigo, o follow-up vai muito além de um simples controle operacional. Quando bem estruturado, ele se torna uma ferramenta estratégica, capaz de conectar comprador e fornecedor, gerar dados confiáveis, evitar prejuízos e impulsionar a performance da cadeia de suprimentos.
Com a combinação entre tecnologia de ponta e uma camada de serviço especializada, a Smarkets transforma a gestão de pedidos em uma fonte de inteligência, eficiência e resultado para a área de compras.
Quer saber como o follow-up pode transformar a gestão da sua cadeia de suprimentos? Fale com o time da Smarkets e tenha uma operação mais fluida, conectada e data-driven.
