Integração eficiente em suprimentos: quais os desafios?

A gestão de suprimentos é vital para o sucesso empresarial. A complexidade das operações em grandes organizações exige soluções tecnológicas avançadas para manter a integridade dos dados e a conectividade entre ferramentas e softwares, exigindo a integração de sistemas. Garantir a disponibilidade oportuna de insumos a um custo adequado é fundamental.

Como garantir a eficiência da integração de sistemas?

São muitos os desafios para que a conectividade de sistemas seja eficiente, desde a compreensão da necessidade real do seu negócio, até a escolha assertiva de uma tecnologia que se encaixe com o que você busca.

Vamos ressaltar os pontos mais importantes para que esse processo não seja equivocado e, assim sendo, traga mais dificuldades do que resultados.

1. Objetivos claros e estratégicos;

2. Avaliação de sistemas existentes;

3. Escolha da tecnologia de compras;

4. Padronização de processos e dados;

5. Segurança e conformidade.

1. Objetivos claros e estratégicos

A definição de metas e objetivos claros é o alicerce de qualquer projeto bem-sucedido de integração de sistemas. Esses objetivos devem ser alinhados com a estratégia global da empresa e devem ser orientados pelos resultados desejados. Aqui estão alguns questionamentos a serem feitos internamente:

· Como a integração entre os sistemas A e B contribuirá para os objetivos gerais da empresa?

· Quais problemas ou desafios específicos ela ajudará a resolver?

· Como a integração apoiará o crescimento e a competitividade da organização?

· Quais os indicadores de negócio que serão positivamente impactados pela integração?

Estas respostas serão o termômetro inicial para avaliar a eficácia e sucesso do projeto no futuro.

2. Avaliação de sistemas existentes

Antes de embarcar em qualquer projeto de integração de sistemas em suprimentos é essencial conduzir uma avaliação detalhada dos sistemas já em uso na companhia.

Normalmente, o passo inicial para a integração é a análise do ERP (Enterprise Resource Planning) que faz a gestão administrativa da empresa. É neste sistema que será feita a leitura de dados e a inserção de informações de compras de maneira automatizada, tornando os processos existentes mais eficientes e menos dependentes do time de operação. Alguns ERP’s já possuem operações voltadas às rotinas de suprimentos. Neste processo, lacunas podem ser identificadas e uma análise se faz necessária para entender se o sistema atual atende aos novos objetivos que estão sendo vislumbrados.

Além de lacunas, é importante identificar redundâncias. Elas podem ocorrer quando diferentes sistemas desempenham funções semelhantes, resultando em uma alocação ineficiente de recursos e esforços. Neste contexto, é importante determinar o protagonismo de cada sistema em cada parte do processo de suprimentos.

3. Escolha da tecnologia

A seleção das tecnologias e ferramentas de compras é um passo crucial na jornada de integração. A escolha certa pode determinar o sucesso do projeto e sua capacidade de atender às necessidades da empresa.

Atualmente, a maioria dos softwares já disponibiliza API’s (Application Programming Interfaces), ou seja, contam com uma porta preparada para a conectividade com outros sistemas. Essa solução tem sido muito utilizada pelas empresas e consiste na criação de uma conexão entre as aplicações envolvidas em todos os processos da organização. Tal conexão possibilita que os dados sejam transmitidos de um software para o outro em tempo real, sendo uma alternativa ágil e com redução de erros na transcrição de informações. Com API’s, as empresas também conseguem assegurar que os dados sejam criptografados, garantindo que a comunicação fique ainda mais segura.

Integração por API

Em sistemas complexos ou mais antigos que não possuem API’s, pode-se necessitar da utilização de middleware ou outras soluções de tráfego de dados como por RPA’s (Robotic Process Automation). Neste cenário, robôs são construídos e programados para captar ou preencher dados nas interfaces existentes em cada sistema, dentro de uma periodicidade definida (por hora, período ou diário). 

Conectividade por Robôs (RPA)

Em qualquer dos meios, certifique-se de que as ferramentas escolhidas sejam escaláveis e flexíveis o suficiente para se adaptarem às mudanças futuras. 

4. Padronização de processos e dados 

Para garantir uma integração fluida, é fundamental conhecer, rediscutir ou até padronizar os processos de negócios e os dados em toda a organização. A revisão permite conhecer e reconsiderar as prioridades de cada ação além de avaliar a aplicação de alternativas e abordagens mais inovadoras disponíveis em diversos sistemas. Já a opção de padronização simplifica a compatibilidade dos sistemas, mas pode demandar de tempo e de equipes especializadas, o que pode encarecer o projeto.  

Em qualquer das hipóteses, assegure-se de que todos os stakeholders estejam alinhados com os padrões estabelecidos para manter a consistência e a qualidade dos dados. 

5. Segurança e conformidade 

A segurança dos dados e a conformidade com regulamentações desempenham um papel crítico. É imperativo implementar medidas robustas de segurança cibernética para proteger tanto os dados sensíveis da empresa quanto as informações dos clientes. Além disso, é vital estar atento às regulamentações pertinentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e regulamentações específicas do setor, garantindo que a integração esteja em total conformidade. 

Case Smarkets: Conectividade e experiência 

O uso de ferramentas para integração se faz fundamental para automatização de rotinas, trazendo grandes economias de recursos humanos operacionais, mais confiabilidade, escalabilidade e tecnologia para seu negócio junto à Smarkets. Atualmente podemos nos conectar com ERP´s como SAP, Totvs, Oracle, entre vários outros, através de diferentes tecnologias e abordagens, a depender do projeto. 

As API`s garantem, além da agilidade,  a sincronicidade das informações. Por exemplo, numa das operações integradas com a solução Smarkets FAST de catálogos, uma requisição criada no ERP é transitada para o FAST, pedido montado e retorna para as aprovações de alçadas no ERP em 220ms (milissegundos). Uma vez que o pedido é aprovado no ERP, o fornecedor recebe o pedido para faturamento quase que instantaneamente. Ou seja, o SLA de atendimento de pedidos como este baseia-se quase que unicamente no tempo do trâmite de aprovação em alçadas. 

O foco é sempre a otimização dos recursos, sejam financeiros ou humanos. Podemos adotar agendamentos de atividades a serem processadas em horários de baixo uso da ferramenta e fora do horário comercial, otimizando os recursos tecnológicos existentes. Por outro lado, permite que recursos humanos alocados nas operações de suprimentos sejam mais analíticos, focados nas estratégias de compras da sua companhia, e menos operacionais. 

“A Smarkets vem estreitando o relacionamento de compras com a tecnologia da sua companhia até o fornecedor, garantindo ofertas de produtos e serviços que dão retorno de investimento (ROI) em suprimentos, tornando o processo cada vez mais simples“, segundo Herbert Oliveira, Head de Produtos e Inovação.

Os RPA’s estão inseridos em nossos melhores cases, onde o uso de robô desenvolvido para fazer o passo a passo de um usuário é, sem dúvidas, o diferencial para interfaces quando os clientes não possuem API’s. Essa automatização pode interagir com diversos serviços e inteligências para melhor escolha de compras. 

Por exemplo, em uma das operações de compras de responsabilidade do time Smarkets, uma das programações do RPA é a abertura de pedidos de compras no ERP, após a negociação dos compradores no mercado. O robô gera aproximadamente 95% dos pedidos negociados, o que equivale a uma média mensal de 4.200 linhas de pedidos de compras. 

Não se esqueça… 

A busca pela eficiência nas operações de suprimentos nunca termina, e a tecnologia desempenha um papel essencial nesse processo em constante evolução. Esteja aberto à inovação e confie em quem tem autoridade sobre o assunto garantindo uma cadeia de suprimentos ágil, eficaz e alinhada com seus objetivos estratégicos. 

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