Integração eficiente em suprimentos: quais os desafios?
A gestão de suprimentos é vital para o sucesso empresarial. A complexidade das operações em grandes organizações exige soluções tecnológicas avançadas para manter a integridade dos dados e a conectividade entre ferramentas e softwares, exigindo a integração de sistemas. Garantir a disponibilidade oportuna de insumos a um custo adequado é fundamental. Como garantir a eficiência da integração de sistemas? São muitos os desafios para que a conectividade de sistemas seja eficiente, desde a compreensão da necessidade real do seu negócio, até a escolha assertiva de uma tecnologia que se encaixe com o que você busca. Vamos ressaltar os pontos mais importantes para que esse processo não seja equivocado e, assim sendo, traga mais dificuldades do que resultados. 1. Objetivos claros e estratégicos; 2. Avaliação de sistemas existentes; 3. Escolha da tecnologia de compras; 4. Padronização de processos e dados; 5. Segurança e conformidade. 1. Objetivos claros e estratégicos A definição de metas e objetivos claros é o alicerce de qualquer projeto bem-sucedido de integração de sistemas. Esses objetivos devem ser alinhados com a estratégia global da empresa e devem ser orientados pelos resultados desejados. Aqui estão alguns questionamentos a serem feitos internamente: · Como a integração entre os sistemas A e B contribuirá para os objetivos gerais da empresa? · Quais problemas ou desafios específicos ela ajudará a resolver? · Como a integração apoiará o crescimento e a competitividade da organização? · Quais os indicadores de negócio que serão positivamente impactados pela integração? Estas respostas serão o termômetro inicial para avaliar a eficácia e sucesso do projeto no futuro. 2. Avaliação de sistemas existentes Antes de embarcar em qualquer projeto de integração de sistemas em suprimentos é essencial conduzir uma avaliação detalhada dos sistemas já em uso na companhia. Normalmente, o passo inicial para a integração é a análise do ERP (Enterprise Resource Planning) que faz a gestão administrativa da empresa. É neste sistema que será feita a leitura de dados e a inserção de informações de compras de maneira automatizada, tornando os processos existentes mais eficientes e menos dependentes do time de operação. Alguns ERP’s já possuem operações voltadas às rotinas de suprimentos. Neste processo, lacunas podem ser identificadas e uma análise se faz necessária para entender se o sistema atual atende aos novos objetivos que estão sendo vislumbrados. Além de lacunas, é importante identificar redundâncias. Elas podem ocorrer quando diferentes sistemas desempenham funções semelhantes, resultando em uma alocação ineficiente de recursos e esforços. Neste contexto, é importante determinar o protagonismo de cada sistema em cada parte do processo de suprimentos. 3. Escolha da tecnologia A seleção das tecnologias e ferramentas de compras é um passo crucial na jornada de integração. A escolha certa pode determinar o sucesso do projeto e sua capacidade de atender às necessidades da empresa. Atualmente, a maioria dos softwares já disponibiliza API’s (Application Programming Interfaces), ou seja, contam com uma porta preparada para a conectividade com outros sistemas. Essa solução tem sido muito utilizada pelas empresas e consiste na criação de uma conexão entre as aplicações envolvidas em todos os processos da organização. Tal conexão possibilita que os dados sejam transmitidos de um software para o outro em tempo real, sendo uma alternativa ágil e com redução de erros na transcrição de informações. Com API’s, as empresas também conseguem assegurar que os dados sejam criptografados, garantindo que a comunicação fique ainda mais segura. Integração por API Em sistemas complexos ou mais antigos que não possuem API’s, pode-se necessitar da utilização de middleware ou outras soluções de tráfego de dados como por RPA’s (Robotic Process Automation). Neste cenário, robôs são construídos e programados para captar ou preencher dados nas interfaces existentes em cada sistema, dentro de uma periodicidade definida (por hora, período ou diário). Conectividade por Robôs (RPA) Em qualquer dos meios, certifique-se de que as ferramentas escolhidas sejam escaláveis e flexíveis o suficiente para se adaptarem às mudanças futuras. 4. Padronização de processos e dados Para garantir uma integração fluida, é fundamental conhecer, rediscutir ou até padronizar os processos de negócios e os dados em toda a organização. A revisão permite conhecer e reconsiderar as prioridades de cada ação além de avaliar a aplicação de alternativas e abordagens mais inovadoras disponíveis em diversos sistemas. Já a opção de padronização simplifica a compatibilidade dos sistemas, mas pode demandar de tempo e de equipes especializadas, o que pode encarecer o projeto. Em qualquer das hipóteses, assegure-se de que todos os stakeholders estejam alinhados com os padrões estabelecidos para manter a consistência e a qualidade dos dados. 5. Segurança e conformidade A segurança dos dados e a conformidade com regulamentações desempenham um papel crítico. É imperativo implementar medidas robustas de segurança cibernética para proteger tanto os dados sensíveis da empresa quanto as informações dos clientes. Além disso, é vital estar atento às regulamentações pertinentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e regulamentações específicas do setor, garantindo que a integração esteja em total conformidade. Case Smarkets: Conectividade e experiência O uso de ferramentas para integração se faz fundamental para automatização de rotinas, trazendo grandes economias de recursos humanos operacionais, mais confiabilidade, escalabilidade e tecnologia para seu negócio junto à Smarkets. Atualmente podemos nos conectar com ERP´s como SAP, Totvs, Oracle, entre vários outros, através de diferentes tecnologias e abordagens, a depender do projeto. As API`s garantem, além da agilidade, a sincronicidade das informações. Por exemplo, numa das operações integradas com a solução Smarkets FAST de catálogos, uma requisição criada no ERP é transitada para o FAST, pedido montado e retorna para as aprovações de alçadas no ERP em 220ms (milissegundos). Uma vez que o pedido é aprovado no ERP, o fornecedor recebe o pedido para faturamento quase que instantaneamente. Ou seja, o SLA de atendimento de pedidos como este baseia-se quase que unicamente no tempo do trâmite de aprovação em alçadas. O foco é sempre a otimização dos recursos, sejam financeiros ou humanos. Podemos adotar agendamentos de atividades a serem processadas em horários de baixo uso da ferramenta e fora do horário comercial,
O que é preciso para um Follow-up eficiente?
O que é o Follow-up? O Follow-up é o acompanhamento dos processos de compra, desde o pedido até a entrega. Em grandes empresas, lidamos com centenas de fornecedores e milhares de pedidos constantemente. Há muitos casos de descumprimento de prazos, alterações de datas, problemas de disponibilidade de produtos e dificuldade em lidar com o feedback dos fornecedores. Modelos de Follow-up · REATIVO – Ação tomada somente diante de um erro. · ATIVO – Acompanha o processo como um espectador, atuando pontualmente no pedido para correção sem agir na causa do problema. · PRÓ-ATIVO – Acompanha estrategicamente as principais causas historicamente, portanto, antecipa-se ao problema. Analisa os dados ativamente, propõe revisão de procedimentos e processos, é o protagonista e busca mitigar as causas dos problemas. Case Smarkets Em um projeto da Smarkets, em fevereiro de 2023, analisamos um backlog de 2000 itens, um a um. Destes, 67% precisavam de nova previsão de entrega, 14% eram pedidos que o fornecedor não havia recebido, 12% tinham problemas nos processos de entrega e 7% continham inconsistências no pedido. Nossa equipe analisou cada item, respondendo efetivamente em 100% dos casos. O processo contava com aproximadamente 450 fornecedores diferentes contactados em pouco mais de 20 dias úteis! As ações realizadas variaram desde gerir o feedback do fornecedor, endereçamento de ações, acessar a base de dados através da integração com o ERP do cliente, até o auxílio a ajustar previsões e corrigir erros identificados. Tecnologia, automação e equipe especializada. A tecnologia Smarkets oferece várias ferramentas para automatizar a verificação de pedidos, emitindo alertas quando algo sai errado, agilizando a interação entre fornecedor e comprador. Nesse ponto, é essencial contar com uma equipe especializada para garantir soluções rápidas e eficientes, evitando soluções temporárias e agindo nas causas subjacentes. Nossa equipe faz a curadoria de diversas atividades automatizadas, como verificar o status dos pedidos, confirmar datas de entrega, resolver possíveis problemas de qualidade, discutir termos contratuais e garantir a execução adequada do processo. Essa prática é vital para manter a comunicação transparente entre fornecedores e compradores, garantindo um processo de compra bem-sucedido. Sabemos, na prática, que na ausência de um processo bem estruturado de diligenciamento o resultado é um só: prejuízo. Precisamos escolher qual modelo vamos seguir, seremos protagonistas dentro das nossas transações ou apenas acompanharemos os dados coletados como telespectadores passivos, apagando incêndios diários, sem entender e resolver as reais causas?
Automação de sistemas: um novo modelo de compras?
A automação dos processos de compras tem a capacidade de romper completamente os paradigmas atuais, trazendo uma série de vantagens em toda a cadeia. Para isso, a tecnologia somada à inteligência dos robôs, permite a interação entre os sistemas de compras e os ERPs adaptados às diferentes políticas de compras. A supressão de trabalhos manuais é a principal vantagem da automação, permitindo que o profissional de compras atue de forma mais estratégica, buscando melhores resultados, e consequentemente gerando saving. A incidência de erros cai significativamente, será o fim de compras duplicadas, pedidos incorretos ou pagamentos em excesso. Isso ajuda a reduzir custos, economizando tempo e dinheiro em processos de correção. A tecnologia permite o desenvolvimento de robôs em diversas fases do processo de compras como gerenciamento de requisições, seus status e a validação de diferentes políticas de compras, estabelecendo processos extremamente assertivos. É possível, por exemplo, monitorar constantemente o desempenho dos fornecedores, incluindo o cumprimento de prazos de entrega e qualidade dos produtos. Isso ajuda a identificar quem oferece um serviço abaixo do esperado e lacunas nos processos de aprovação e entrega de informações. Com automação, a informação é registrada em tempo real. Isso significa que os gerentes de compras podem acompanhar todo o processo, desde a emissão do pedido até a entrega e o pagamento, permitindo que eles identifiquem rapidamente quaisquer problemas e tomem medidas corretivas imediatas, evitando atrasos ou interrupções na cadeia de suprimentos. Por fim, esse cenário leva fatalmente à redução de custos de muitas maneiras, seja com a diminuição de erros, a negociação de melhores preços com fornecedores, a queda do tempo necessário para concluir os processos e a maior eficiência geral do departamento de compras. Como toda tecnologia, a efetividade dos robôs está relacionada com processos bem desenhados, bem estruturados e com manutenção e vigilância da automação. Para que o planejamento seja eficaz é imprescindível ter acompanhamento constante e acuracidade do que foi programado para que todo processo seja atendido. Os grandes players do mercado, seja do varejo ou da indústria, buscam constantemente mais eficiência em seus processos e a tecnologia é a ponte que fará a transição para um novo modelo de compras. Os desafios são grandes e a conectividade entre os sistemas, capacitação dos profissionais e uma visão estratégica de toda a cadeia são fundamentais para essa implementação. Quão distante estamos de um modelo amplamente automatizado? Deixe seu comentário e conte sua experiência.
