Imagine uma orquestra sinfônica, onde cada músico toca sua parte com precisão, seguindo a orientação do maestro. Para que o som seja harmonioso, cada nota deve ser precisa e cada músico deve estar em perfeita sintonia com os demais.
Assim como na orquestra, em procurement, a gestão eficiente e integrada de cada etapa do processo de compras exige que cada elemento funcione com a mesma precisão e harmonia.
É nesse contexto que o BPO, Business Process Outsourcing, e o outsourcing surgem como ferramentas poderosas para otimizar processos de compras, permitindo que as empresas se concentrem no que realmente importa: pensar estrategicamente seus negócios e criar valor.
Mas quais são os benefícios que essas estratégias oferecem e como elas podem transformar seu processo de compras? É o que veremos neste artigo!
BPO e Outsourcing no contexto de procurement
Enquanto o Business Process Outsourcing, BPO, envolve a terceirização de processos completos de compras para um parceiro especializado, o outsourcing, de maneira mais ampla, refere-se à terceirização de funções ou serviços específicos dentro do setor de procurement.
No caso do BPO, a responsabilidade e o controle sobre o processo de compras são transferidos para o provedor de serviços, que assume a gestão integral das requisições, negociações com fornecedores, processamento de pedidos e acompanhamento de entregas. O objetivo é garantir que todas as etapas do processo de aquisição sejam realizadas com máxima eficiência e controle de custos, sem comprometer a qualidade.
Por outro lado, o outsourcing, também conhecido como alocação de recursos, oferece à empresa a possibilidade de ampliar a capacidade de atendimento, porém exige mais atenção da liderança na gestão desses novos recursos e adequação de processos. A principal vantagem dessa abordagem é a capacidade de escalar rapidamente em momentos de pressão do mercado e ajustar o volume de compras conforme o necessário para atender às demandas.
Aqui, a terceirização pode abranger desde a contratação de um recurso para realizar atividades de negociação de contratos ou aquisições até a delegação de tarefas específicas, como atividades administrativas de lançamentos em sistema, realizar follow up de tarefas, geração de indicadores. O foco está em permitir que a empresa contratante atenda todo o volume de demandas que com recursos próprios não conseguiria atender
Como BPO influencia a inovação em procurement
O setor de procurement está em constante evolução, impulsionado pelas inovações tecnológicas que tornam o BPO e o outsourcing cada vez mais eficazes e atraentes. A integração de tecnologia avançada e inteligência artificial tem transformado a forma como as empresas gerenciam suas aquisições.
Com a automação de tarefas repetitivas, como a verificação de preços (checkpricing) e a catalogação de produtos, o BPO assegura que as aquisições sejam realizadas com rapidez e eficiência. Essa automação reduz erros, aumenta a precisão e melhora a gestão de catálogos, enquanto o acompanhamento automatizado (follow-up) garante que os prazos sejam cumpridos e que a comunicação entre todas as partes envolvidas seja fluida e transparente.
Além disso, a inteligência artificial desempenha um papel crucial ao analisar dados de compras e fornecer insights valiosos, otimizando negociações e decisões estratégicas. Por exemplo, uma solução de BPO que combina uma plataforma de e-procurement com ferramentas de inteligência artificial oferece uma visão clara e em tempo real de todas as aquisições, desde a requisição inicial até o pagamento final. Isso resulta em um processo de compras mais ágil, transparente e alinhado com os objetivos estratégicos da empresa.
Benefícios do BPO em compras
Quando associadas a serviços especializados e às inovações tecnológicas que conectam a demanda e a oferta de maneira escalável e eficiente, as estratégias de BPO e outsourcing em compras oferecem diversos benefícios, tais como:
- Redução de custos: ao terceirizar processos de compras, as empresas podem acessar serviços especializados que otimizam a curva C, garantindo uma cadeia de suprimentos mais eficiente e reduzindo os custos operacionais. O investimento em tecnologia low touch automatiza processos, demandando menos intervenção manual e, consequentemente, diminuindo os custos operacionais.
- Foco estratégico: com o outsourcing, as equipes internas podem concentrar seus esforços em estratégias de longo prazo e inovação, enquanto gestores de categorias e processos especializados assumem a responsabilidade pela gestão de produtos e processos, assegurando que cada aquisição esteja alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.
- Acesso a tecnologias de ponta: o uso de inteligência artificial e data analytics permite uma gestão inteligente de dados, conectando informações de mercado para acelerar os negócios e otimizar as decisões de compra. Isso dá às empresas acesso a ferramentas avançadas, como plataformas de e-procurement, que tornam o processo de compras mais eficaz e eficiente.
- Escalabilidade e flexibilidade: a conectividade com o mercado fornecedor e as soluções escaláveis garantem que as empresas possam ajustar rapidamente sua capacidade de compras conforme necessário, respondendo de forma ágil às demandas do mercado sem sacrificar a eficiência.
- Melhoria na qualidade e conformidade: a visibilidade e a gestão aprimorada proporcionadas por uma conectividade eficiente com fornecedores, juntamente com o uso de IA e data analytics, asseguram que todas as aquisições sejam realizadas dentro dos parâmetros estabelecidos pela empresa, minimizando riscos e garantindo a conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.
- Redução de custos: ao terceirizar processos de compras, as empresas podem acessar serviços especializados que otimizam a curva C, garantindo uma cadeia de suprimentos mais eficiente e reduzindo os custos operacionais. O investimento em tecnologia low touch automatiza processos, demandando menos intervenção manual e, consequentemente, diminuindo os custos operacionais.
Como a Smarkets transforma processos em vantagens competitivas?
Na Smarkets, o BPO vai além da terceirização tradicional. Desenvolvemos uma solução personalizada que utiliza inteligência artificial para realizar o checkpricing, assegurando que cada item requisitado esteja dentro dos parâmetros financeiros mais vantajosos para nossos clientes.
Com a catalogação automática e o follow-up automatizado, oferecemos aos nossos usuários a capacidade de escalar suas operações com eficiência. Nossa solução se destaca pela integração de automação e inteligência em cada etapa do processo, o que permite reduzir o tempo de espera, minimizar erros e garantir que as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis.
Ao transformar cada etapa do processo de compras em uma operação inteligente e automatizada, a Smarkets prova que o futuro está nas mãos de quem sabe integrar tecnologia, inteligência e, acima de tudo, tem um compromisso com a excelência. E você, o que está esperando para transformar suas operações?
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