Imagine a seguinte situação: uma empresa de agronegócio está em plena entressafra, um período em que as atividades diminuem, mas a preparação para a próxima safra exige uma série de ajustes e otimizações. A empresa precisa de profissionais especializados para dar conta de tarefas específicas, como revisar contratos com fornecedores, ajustar processos de compra e planejar as aquisições para a nova temporada.
No entanto, a contratação de funcionários permanentes não faz sentido, já que a demanda é temporária e, em alguns meses, a equipe atual será suficiente novamente. Assim, a empresa opta por trazer especialistas temporários para atender a demandas sazonais e manter a operação eficiente durante esse período.
O que essa empresa fez foi recorrer à alocação de recursos – uma estratégia em que profissionais altamente qualificados são contratados por um período determinado, com foco em atender necessidades pontuais.
Neste artigo, vamos explorar esse tema mais a fundo e entender como a alocação de recursos pode ser uma ferramenta poderosa para trazer mais eficiência e agilidade aos processos de procurement, permitindo que sua empresa se concentre no core business e supere desafios operacionais com tranquilidade.
Por que fazer alocação de recursos?
Em uma situação como a descrita no começo desse artigo, a estratégia de alocação de recursos garante que a empresa mantenha a eficiência sem sobrecarregar a equipe interna ou exceder o limite de headcount (número máximo de funcionários que a empresa pode contratar, muitas vezes limitado por orçamento ou políticas internas).
Para superar essas limitações, surge o conceito de staff loan, que pode ser traduzido como “empréstimo de equipe”. Essa abordagem, que integra a estratégia de alocação de recursos, permite que a empresa traga profissionais qualificados de outras organizações ou áreas temporariamente, sem a necessidade de contratação direta. Em vez de adicionar novos colaboradores ao quadro, a organização “pega emprestado” talentos externos para atender às suas necessidades pontuais, garantindo agilidade e eficiência.
O conceito de staff loan começou a ganhar força no Brasil entre multinacionais e grandes empresas, como uma forma de contornar a burocracia e as complexidades dos processos de contratação. No entanto, a estratégia tem se tornado cada vez mais popular também entre empresas menores, que enxergam nela uma solução prática e eficiente para atender demandas temporárias.
A alocação de recursos e o staff loan emergem como soluções eficazes para enfrentar picos de demanda e atender a projetos específicos, permitindo que as empresas evitem os custos e compromissos relacionados a contratações permanentes. Essa abordagem é particularmente valiosa para atender a necessidades temporárias, como gestão de fornecedores, renegociação de contratos e otimização dos processos de compra, proporcionando eficiência e flexibilidade nas operações. Um dos grandes benefícios dessa estratégia é a agilidade na contratação, que se destaca em comparação com o modelo convencional.
Em outras palavras, a alocação de recursos permite que as empresas enfrentem desafios temporários sem comprometer a produtividade e preservando o nível de serviço. Ao contratar especialistas temporários, a operação continua eficiente em momentos críticos, como sazonalidades ou grandes implementações, de forma flexível e estratégica.
Essa estratégia também melhora o desempenho futuro da empresa. Entre os principais benefícios estão: foco no core business, complementação da equipe com expertise externa e otimização do planejamento, resultando em uma operação mais econômica e eficiente.
Principais casos de uso da alocação de recursos
Preparamos 5 casos de uso para exemplificar como a alocação de recursos pode ser uma solução estratégica para empresas que buscam flexibilidade e eficiência operacional:
- Picos de demanda na área: quando a demanda por produtos ou serviços cresce de forma repentina, como em períodos de alta temporada ou eventos especiais, a alocação de recursos permite trazer profissionais temporários para atender ao aumento de trabalho sem a necessidade de contratações permanentes.
- Projetos específicos: empresas que enfrentam projetos de curto prazo, como a expansão para novos mercados ou o desenvolvimento de uma nova linha de produtos, podem se beneficiar da alocação de especialistas temporários para complementar a equipe existente e garantir a entrega eficiente do projeto.
- Períodos de sazonalidade: setores que enfrentam variações sazonais em suas operações podem precisar de reforço temporário durante os períodos de maior atividade. A alocação de recursos permite que as empresas se ajustem rapidamente a essas mudanças, sem a necessidade de contratar permanentemente.
- Limitação de time (headcount): quando há uma limitação no número de contratações fixas, a alocação de recursos temporários é uma solução eficaz para manter a produtividade. Ela oferece flexibilidade para continuar operando sem ultrapassar o limite de funcionários estabelecido pela empresa, seja por orçamento ou políticas internas.
- Implementação de sistemas ERP/EProc: grandes projetos de tecnologia, como a implementação ou atualização de sistemas ERP, demandam o foco da equipe interna. A alocação de recursos especializados permite que o time se concentre nesses projetos estratégicos, enquanto os temporários garantem que as operações cotidianas continuem sem interrupções.
- Eliminação de backlog: quando áreas sofrem com acúmulo de tarefas, como em processos de implantação de novos sistemas, o uso de temporários para eliminar o backlog é uma solução estratégica. Isso garante que o acúmulo seja resolvido, preparando o terreno para uma transição mais suave e eficiente.
- Cobertura de licença maternidade/paternidade: a ausência de colaboradores-chave durante períodos de licença pode sobrecarregar a equipe. A alocação de recursos temporários é uma solução eficiente para manter o fluxo de trabalho sem comprometer a qualidade ou a produtividade da operação.
Alocação de Recursos vs. BPO: entendendo a diferença
A área de procurement é repleta de conceitos que podem gerar confusão. Um dos mais frequentes envolve a diferença entre Alocação de Recursos e BPO (Business Process Outsourcing).
Embora ambos otimizem operações e impulsionem o crescimento do negócio, suas estratégias são distintas. Enquanto a alocação oferece flexibilidade temporária, o BPO traz expertise permanente e inovação tecnológica para processos terceirizados.
Vamos esclarecer isso de forma simples:
- Alocação de Recursos foca em demandas temporárias, contratando mão de obra especializada para projetos de curto ou médio prazo, como coberturas de licença ou picos de demanda, sem compromissos de longo prazo.
- BPO envolve a terceirização contínua de processos não essenciais, como compras ou RH, permitindo que a empresa se concentre no core business.
No final das contas, esses modelos de gestão de mão de obra e processos capacitam as empresas a alcançar eficiência e flexibilidade, permitindo a escolha da solução mais adequada às suas necessidades.
Nesse cenário, investir em estratégias de alocação de recursos não só otimiza a eficiência, mas também impulsiona o crescimento a longo prazo, possibilitando que sua empresa se adapte rapidamente às mudanças do mercado.
Agora que você já sabe o que é a alocação de recursos e como ela pode ser um diferencial competitivo na sua gestão de compras, explore as possibilidades que essa abordagem oferece para aprimorar suas operações.
Se você sentir que é hora de contar com um serviço especializado para alavancar seu negócio, a Smarkets se destaca como uma parceira essencial nessa jornada. Com experiência em diversas operações de suprimentos, conseguimos identificar as necessidades específicas de cada empresa, o que nos permite uma seleção mais precisa de profissionais e a identificação do perfil mais adequado para cada desafio.
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