Alocação de Recursos: a estratégia que potencializa suas operações de procurement
Imagine a seguinte situação: uma empresa de agronegócio está em plena entressafra, um período em que as atividades diminuem, mas a preparação para a próxima safra exige uma série de ajustes e otimizações. A empresa precisa de profissionais especializados para dar conta de tarefas específicas, como revisar contratos com fornecedores, ajustar processos de compra e planejar as aquisições para a nova temporada. No entanto, a contratação de funcionários permanentes não faz sentido, já que a demanda é temporária e, em alguns meses, a equipe atual será suficiente novamente. Assim, a empresa opta por trazer especialistas temporários para atender a demandas sazonais e manter a operação eficiente durante esse período. O que essa empresa fez foi recorrer à alocação de recursos – uma estratégia em que profissionais altamente qualificados são contratados por um período determinado, com foco em atender necessidades pontuais. Neste artigo, vamos explorar esse tema mais a fundo e entender como a alocação de recursos pode ser uma ferramenta poderosa para trazer mais eficiência e agilidade aos processos de procurement, permitindo que sua empresa se concentre no core business e supere desafios operacionais com tranquilidade. Por que fazer alocação de recursos? Em uma situação como a descrita no começo desse artigo, a estratégia de alocação de recursos garante que a empresa mantenha a eficiência sem sobrecarregar a equipe interna ou exceder o limite de headcount (número máximo de funcionários que a empresa pode contratar, muitas vezes limitado por orçamento ou políticas internas). Para superar essas limitações, surge o conceito de staff loan, que pode ser traduzido como “empréstimo de equipe”. Essa abordagem, que integra a estratégia de alocação de recursos, permite que a empresa traga profissionais qualificados de outras organizações ou áreas temporariamente, sem a necessidade de contratação direta. Em vez de adicionar novos colaboradores ao quadro, a organização “pega emprestado” talentos externos para atender às suas necessidades pontuais, garantindo agilidade e eficiência. O conceito de staff loan começou a ganhar força no Brasil entre multinacionais e grandes empresas, como uma forma de contornar a burocracia e as complexidades dos processos de contratação. No entanto, a estratégia tem se tornado cada vez mais popular também entre empresas menores, que enxergam nela uma solução prática e eficiente para atender demandas temporárias. A alocação de recursos e o staff loan emergem como soluções eficazes para enfrentar picos de demanda e atender a projetos específicos, permitindo que as empresas evitem os custos e compromissos relacionados a contratações permanentes. Essa abordagem é particularmente valiosa para atender a necessidades temporárias, como gestão de fornecedores, renegociação de contratos e otimização dos processos de compra, proporcionando eficiência e flexibilidade nas operações. Um dos grandes benefícios dessa estratégia é a agilidade na contratação, que se destaca em comparação com o modelo convencional. Em outras palavras, a alocação de recursos permite que as empresas enfrentem desafios temporários sem comprometer a produtividade e preservando o nível de serviço. Ao contratar especialistas temporários, a operação continua eficiente em momentos críticos, como sazonalidades ou grandes implementações, de forma flexível e estratégica. Essa estratégia também melhora o desempenho futuro da empresa. Entre os principais benefícios estão: foco no core business, complementação da equipe com expertise externa e otimização do planejamento, resultando em uma operação mais econômica e eficiente. Principais casos de uso da alocação de recursos Preparamos 5 casos de uso para exemplificar como a alocação de recursos pode ser uma solução estratégica para empresas que buscam flexibilidade e eficiência operacional: Picos de demanda na área: quando a demanda por produtos ou serviços cresce de forma repentina, como em períodos de alta temporada ou eventos especiais, a alocação de recursos permite trazer profissionais temporários para atender ao aumento de trabalho sem a necessidade de contratações permanentes. Projetos específicos: empresas que enfrentam projetos de curto prazo, como a expansão para novos mercados ou o desenvolvimento de uma nova linha de produtos, podem se beneficiar da alocação de especialistas temporários para complementar a equipe existente e garantir a entrega eficiente do projeto. Períodos de sazonalidade: setores que enfrentam variações sazonais em suas operações podem precisar de reforço temporário durante os períodos de maior atividade. A alocação de recursos permite que as empresas se ajustem rapidamente a essas mudanças, sem a necessidade de contratar permanentemente. Limitação de time (headcount): quando há uma limitação no número de contratações fixas, a alocação de recursos temporários é uma solução eficaz para manter a produtividade. Ela oferece flexibilidade para continuar operando sem ultrapassar o limite de funcionários estabelecido pela empresa, seja por orçamento ou políticas internas. Implementação de sistemas ERP/EProc: grandes projetos de tecnologia, como a implementação ou atualização de sistemas ERP, demandam o foco da equipe interna. A alocação de recursos especializados permite que o time se concentre nesses projetos estratégicos, enquanto os temporários garantem que as operações cotidianas continuem sem interrupções. Eliminação de backlog: quando áreas sofrem com acúmulo de tarefas, como em processos de implantação de novos sistemas, o uso de temporários para eliminar o backlog é uma solução estratégica. Isso garante que o acúmulo seja resolvido, preparando o terreno para uma transição mais suave e eficiente. Cobertura de licença maternidade/paternidade: a ausência de colaboradores-chave durante períodos de licença pode sobrecarregar a equipe. A alocação de recursos temporários é uma solução eficiente para manter o fluxo de trabalho sem comprometer a qualidade ou a produtividade da operação. Alocação de Recursos vs. BPO: entendendo a diferença A área de procurement é repleta de conceitos que podem gerar confusão. Um dos mais frequentes envolve a diferença entre Alocação de Recursos e BPO (Business Process Outsourcing). Embora ambos otimizem operações e impulsionem o crescimento do negócio, suas estratégias são distintas. Enquanto a alocação oferece flexibilidade temporária, o BPO traz expertise permanente e inovação tecnológica para processos terceirizados. Vamos esclarecer isso de forma simples: Alocação de Recursos foca em demandas temporárias, contratando mão de obra especializada para projetos de curto ou médio prazo, como coberturas de licença ou picos de demanda, sem compromissos de longo prazo. BPO envolve a terceirização contínua de processos não essenciais, como compras ou RH,
Picos de sazonalidade de demanda em compras – Como se preparar?
Frequentemente, diversas empresas estão expostas a situações sazonais ou projetos específicos que impactam diretamente o fluxo de suprimentos, seja por tendências do setor, fatores climáticos, período de férias de colaboradores e muitos outros. Saiba como enfrentar esses desafios que estão na pauta de muitos gestores, pensando na cadeia de suprimentos de maneira estratégica, utilizando tecnologia e equipes aptas a situações de estresse. De modo geral, as empresas estão preparadas para os picos de consumo. Sabemos da dificuldade de armazenamento, tanto em termos estruturais quanto, por vezes, a necessidade de investimento para estoques extras. Para lidar com essas flutuações, é imprescindível fazer uma análise do histórico dos anos anteriores para entender quais as previsões de sazonalidade e, assim, projetar um estoque que atenda à demanda. Quando há este planejamento, não há sobrecarga para a equipe de compras, pois há tempo de articulação com o mercado fornecedor. Entretanto, há situações em que essa preparação não é possível e neste caso há que se buscar outras alternativas. Processos burocráticos e repetitivos consomem muito tempo e tiram das equipes de compras a energia que poderia ser utilizada em estratégia. Processos centralizados ou com pouca automação podem agravar o cenário em picos de demanda, especialmente na esteira das compras SPOT. Uma das alternativas é usar a tecnologia, que atua a favor dos times de suprimentos, como os marketplaces B2B. Ela facilita a criação de ambientes de compras já parametrizados com as regras de governança de cada empresa, permitindo fluidez desde a necessidade do usuário até o recebimento do produto, com poucas interações da equipe de suprimentos. Ela dispensa uma extensa troca de e-mails com os usuários ou até com os fornecedores, que pode acontecer mesmo possuindo um robusto ERP, uma vez que conecta as duas pontas A integração ou conectividade via automação (RPA) dessas tecnologias com o ERP da empresa permite uma operação ainda mais sofisticada, acessando diretamente a base de dados com robôs inteligentes que podem ser configurados para ações específicas. Mantenha uma relação próxima e de cooperação com seus principais fornecedores. Comunique, de forma transparente, as previsões de picos sazonais e discuta estratégias para atender a essa demanda de maneira eficaz. Essa relação normalmente é robusta e bem estabelecida quando se trata do suprimento de itens diretos, que entram no processo produtivo ou no atendimento ao core business do negócio. Negociar acordos que possam envolver entregas mais frequentes, aumento temporário na capacidade de produção ou até mesmo armazenagem adicional nas instalações dos fornecedores. Já nos itens indiretos e compras SPOT, nem sempre essa relação é possível, até pela característica do volume de demanda, regularidade e de multiplicidade de fornecedores. Nesse sentido, adotar hubs de consolidação de demandas de itens comuns a várias empresas propicia este alinhamento. Os marketplaces tradicionais aproximam digitalmente o comprador do fornecedor, entretanto não estabelecem essa relação. Há soluções especializadas que, além da tecnologia, contam com uma equipe de suprimentos própria, atenta ao nível de serviço demandando por cada organização e que paralelamente, estabelece uma esteira de Strategic Sourcing que retroalimenta a relação através da negociação consolidada da demanda. A colaboração efetiva ajuda a minimizar obstáculos na cadeia de suprimentos. A contratação é flexível e pode atender de maneira eficiente demandas temporárias. São profissionais que já chegam preparados, apoiados por uma robusta governança de dados, conhecimento prévio da tecnologia e vasta experiência no mercado. Um time alocado pode ser composto por diferentes níveis de senioridade de profissionais, como assistentes, analistas e até compradores sênior, de acordo com a necessidade do cliente. Nosso objetivo é proporcionar flexibilidade e adaptabilidade aos desafios propostos, garantindo um suporte eficiente e personalizado. Lidar com picos sazonais de demanda, pedidos que se avolumam por férias dos colaboradores ou troca de sistemas exige um planejamento cuidadoso e uma abordagem proativa, para que o volume de itens a serem atendidos não vá crescendo mês a mês, o temido backlog. Ele drena a energia das equipes de suprimentos à medida que aumenta o volume de urgências, ao mesmo tempo reduzindo a confiabilidade e qualidade ao atendimento dos requisitantes internos. JUNTOS SOMOS MAIS FORTES Podemos ver que é possível se preparar para picos sazonais de maneira efetiva, onde a empresa possa se sentir amparada pelos recursos tecnológicos e profissionais capacitados para essas demandas. Seja qual for a necessidade do seu time de compras, a Smarkets oferece soluções inteligentes que reduzem os riscos da operação, geram Saving, otimizam recursos e permitem que sua equipe trabalhe sem pressão excessiva. Conheça o Smarkets FAST, nosso marketplace com camada de serviço.
